JOB DESCRIPTION

À propos de l'AUF

AUF - l’Agence Universitaire de la Francophonie, créée il y a 60 ans, est aujourd’hui le premier réseau universitaire au monde avec plus de 1000 membres : universités, grandes écoles, et centres de recherche dans près de 120 pays. Révélateur du génie de la francophonie scientifique partout dans le monde, l’AUF, organisation internationale à but non lucratif, est aussi un label qui porte une vision pour un meilleur développement des systèmes éducatifs et universitaires : « penser mondialement la francophonie scientifique et agir régionalement en respectant la diversité ».

Rejoindre l’AUF, c’est donc avoir l'opportunité de travailler dans un environnement pluriculturel, dynamique et engagé dans le développement éducationnel, économique, social et culturel des sociétés.
I – PRÉSENTATION

Sous l’autorité du/de la directeur.trice régional.e, le/la directeur.trice régional.e adjoint.e - administration est responsable de l’ensemble des domaines de la gestion administrative de la direction régionale Europe Occidentale et de l’AISBL Agence Universitaire de la Francophonie – Union Européenne (AUF-UE). Il/elle participe à l'organisation et au suivi des activités dans le cadre de la programmation régionale de la direction, en lien avec le/la directeur.trice régional.e. Ayant une bonne connaissance de la stratégie de l’AUF et des partenaires, il/elle peut être appelé.e à suppléer ou à assurer l'intérim du/de la directeur.trice régional.e, par délégation, en fonction des besoins.
II- PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Finances

Coordonner la production des propositions budgétaires (actions, fonctionnement et masse salariale)
Superviser l’exécution du suivi budgétaire pour la région
Gérer efficacement les ressources attribuées à la direction régionale
Veiller à l'application des règles et procédures financières internes
Superviser les opérations administratives, financières et comptables de la région et de l’AISBL AUF-UE
Participer à l’élaboration et au suivi financier des conventions de subvention
Superviser la gestion administrative, financière et comptable des projets sur financement externe développés dans le cadre de l’AISBL AUF-UE (Erasmus+, Horizon Europe, FTP, TED...)

Ressources humaines

Animer et coordonner les activités des personnels
Appliquer les politiques et procédures en ressources humaines (évaluations annuelles, revalorisation des salaires, etc.)
Participer à la planification et au développement des compétences (plan de formation)
Assurer la gestion courante des personnels en conformité avec les règles internes et les législations locales (gestion de la paie, des congés, du temps de travail…)
Assurer la gestion et le suivi des recrutements
Participer à l’élaboration de l’organigramme fonctionnel et la répartition des tâches et des responsabilités entre les membres de l’équipe
Veiller au bien-être des employés au travail (sécurité, protection de la santé, ergonomie, aspects psychosociaux, hygiène, embellissement des lieux de travail…)
Assurer le suivi de la masse salariale 
Agir comme représentant.e de la direction auprès des personnels

Administration générale et informatique 

Veiller à l’élaboration et à l’application des règles et procédures administratives internes et des processus organisationnels
Gérer l'organisation et le fonctionnement de la direction régionale (approvisionnement, maintenance, sécurité, inventaires…)
Superviser la gestion des ressources informatiques des implantations de la région (infrastructures techniques, systèmes d'information) en lien avec le responsable numérique régional
Superviser l'organisation et le suivi des missions
Organiser des réunions d'équipe
Administrer et assurer la gestion journalière de l’association de droit belge « AISBL AUF-UE »
Participer à la mise en place du RGPD au sein de la direction et de l’AISBL AUF-UE

Institutionnel et communication

Assurer le suivi de la vie associative et la gestion des adhésions, démissions, cotisations des établissements de la région et de la mise à jour des informations les concernant
Veiller à la diffusion des politiques de l'AUF dans la région
Participer à l’élaboration et au suivi des conventions de partenariats dans la région
Représenter l'AUF par délégation du directeur régional, auprès des établissements membres, des autorités politiques et administratives et des partenaires
Superviser la stratégie de communication interne et externe

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation

Diplôme universitaire de deuxième cycle (Master en administration, finances, ressources humaines ou tout autre domaine pertinent)

Expérience 

Expérience professionnelle d'au moins cinq (5) ans dans un poste de gestion incluant l'encadrement d'équipes
Expérience en gestion de projets de coopération internationale, notamment des projets européens
Expérience au sein des institutions de l’Union européenne souhaitée

Compétences 

Maîtrise du cadre législatif belge et du fonctionnement d’une entreprise et d’une AISBL de droit belge
Compréhension des questions internationales et capacité à travailler dans un contexte international
Connaissance de l'environnement régional (politique, économique, social, éducatif, culturel)
Maîtrise des principaux outils bureautiques
Maîtrise de la langue française, à l’oral et à l’écrit
Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral pour assurer la correspondance avec les institutions européennes
Capacité à animer et mobiliser des équipes dans un contexte multiculturel et à distance
Attitude orientée solutions et résolution de problèmes, résistance au stress
Grande capacité d’adaptation, rigueur, autonomie, initiative et disponibilité 
Sens de l’écoute et capacité à gérer les conflits
Sens de l’organisation, des priorités et de la planification stratégique

IV – CONDITIONS

Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
Type de contrat : Contrat à durée déterminée de deux (2) ans, avec possibilité de renouvellement
Statut du poste : Local ou expatrié, possibilité d’accueil de fonctionnaire en détachement
Date de l'entrée en poste : Février 2023
Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable à Bruxelles

N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent détenir un permis de travail valide.